Réunions : comment éviter l'ennui et maximiser l’efficacité ?
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Réunions : comment éviter l'ennui et maximiser l’efficacité ?

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Réunions : comment éviter l'ennui et maximiser l’efficacité ?

October 19, 2016 Corinne Bidallier

« Réunion d’équipe » – voici deux mots que beaucoup d’entre nous en sont arrivés à redouter… Ils évoquent l’image d'une salle de réunion étouffante et de collègues ânonnant un discours d’une voix monocorde, pendant que d'autres luttent pour garder les yeux ouverts… Pire encore, ils véhiculent le sentiment que la réunion empêche chacun de réaliser le travail « réellement important » qu’il doit mener à bien.

Perfectionner le visage que vous adoptez en réunion et masquer l'ennui par une expression d'intérêt et d'enthousiasme devient, de nos jours, de plus en plus nécessaire.

Malgré un ressentiment croissant, les réunions sont pourtant toujours essentielles. Une enquête de 2014 a révélé que si 98% des cadres français les considèrent comme indispensables, ils passent en moyenne 40% de leur carrière (soit 16 ans sur un total de 40 !) en réunion. Ainsi, le coût d’une réunion hebdomadaire de 20 personnes atteindrait plus de 112 000€… Plutôt coûteux pour des résultats limités.

Alors comment s’assurer que les réunions soient réellement productives ?

Planifiez

Prendre un peu de temps pour préparer une réunion vous aidera à en gagner à long terme. La méthode TOP (Thème, Objectifs, Plan) détaille les trois principales étapes de la préparation.  Des objectifs clairs garantissent que chacun soit sur la même longueur d’onde, laissant moins de chance à la réunion de dévier sur un autre sujet ou d’être détournée par un collaborateur trop bavard – assurez-vous ainsi d'envoyer à l'avance un ordre du jour.

Soyez bref

Cela peut sembler évident, mais commencez à l'heure. Si une conversation générale avec des collègues est idéale pour bâtir une culture de travail, faites en sorte qu’elle n’empiète pas sur la réunion elle-même et la retarde. Annoncez au début de la réunion sa durée stricte et rappelez aux participants l'ordre du jour et le planning. Avant d’aborder un nouveau sujet, assurez-vous que chaque participant soit prêt, de sorte d’éviter de revenir en arrière et de perdre un temps précieux.

Pour optimiser le temps d’une réunion, vous pouvez contraindre les participants à rester debout : les « stand-up meetings » de 15 minutes maximum peuvent accroître la productivité et l’engagement des salariés. Non seulement la mise en place est plus rapide, mais de plus, vous créez un sentiment d'urgence.

Ajoutez un peu de « fun »

Face à une présentation PowerPoint un peu longue, la somnolence guette. Utilisez des aides visuelles, voire même physiques, pour maintenir l’intérêt des participants. Encouragez autant que possible les interactions, tout en questionnant régulièrement la salle et en offrant à chacun l’opportunité de participer.

Vous pouvez même incorporer des jeux pour mobiliser les participants et leur permettre de briser la glace plus rapidement. En outre, avec la promesse d'un prix ou d’un gain, les collaborateurs seront certainement moins enclins à somnoler. Si L’Oréal est réputé pour être l’un des pionniers des « Business games », les pilotes d’avion se forment et s’entrainent depuis des années sur des jeux vidéos que vous pouvez trouver à la Fnac.

Allez à contre-courant des pratiques habituelles

Impliquez les collaborateurs eux-mêmes dans l’organisation de la réunion, l’engagement découlant de la responsabilité. En effet, s’ils ne sont pas satisfaits de la façon dont les réunions sont gérées, donnez-leur la possibilité de les organiser eux-mêmes et d’en fixer l'ordre du jour.

Vous pouvez également mettre en relief l'une des questions qui sera abordée lors de la réunion et amenez les participants à y réfléchir au préalable. S’ils participent à sa préparation, ils seront plus engagés et investis au cours de la réunion.

Et si la salle de réunion est toujours considérée comme la « salle de torture », pourquoi ne pas s’en affranchir et organiser la réunion ailleurs – salle de gym, cantine, parc… – voire même dans un lieu atypique ou insolite ?

Plan d’action

La meilleure façon de rendre une réunion la plus productive possible est de la conclure par un rappel des actions à accomplir. Ceci peut prendre la forme d’objectifs métiers généraux à mettre en œuvre immédiatement, avec des tâches spécifiques fixées à chacun pour les atteindre. Sortir de la salle de réunion avec de nouveaux objectifs va instiller le sentiment que la réunion avait un objectif distinct et approprié. Plutôt que de maintenir les collaborateurs en retrait, la réunion les aide à aller de l'avant. Assurez-vous qu'une note est envoyée ensuite, résumant les actions à réaliser et les délais correspondants, pour garantir l’implication et l’efficacité de chacun.

Les réunions sont et resteront partie intégrante de l'entreprise. Plutôt que de contraindre les collaborateurs à maîtriser l'art de feindre ou celui encore plus impressionnant de dormir les yeux ouverts, quelques changements apportés à leur organisation, on le voit, peuvent bannir l'ennui et maximiser la productivité. 

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