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FAQ sur le logiciel ATS, ou système de suivi des candidats

Voici les questions que nous entendons souvent et leurs réponses ci-dessous. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous répondrons avec plaisir.

Que comprend la Cornerstone Recruiting Suite?

Cornerstone Recruiting Suite comprend Cornerstone Recruiting, notre système de suivi des candidats (ATS) et Cornerstone Onboarding, notre solution d’intégration des nouvelles recrues.

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Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidats (ATS pour Applicant Tracking System)?

Un système de suivi des candidats est une solution logicielle qui automatise et rationalise les processus de recrutement d’une entreprise. Rassemblant toutes les données des candidats, les appels à candidature et les workflows de recrutement en un seul emplacement facile d’accès, l’ATS centralise le processus de recrutement. Cette technologie vous permet de réduire le temps passé sur les processus manuels, d’améliorer la collaboration et de prendre des décisions d’embauche plus judicieuses.

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Que peut-on faire avec un ATS?

Automatiser la publication d’annonces – créez facilement des offres d’emploi pour les sites de carrière ou d’annonces, les réseaux sociaux, les agences de recrutement et à l’interne.


Gérer les données de candidats – centralisez vos données de recrutement, suivez et enregistrez toutes les informations relatives à vos candidats en un seul endroit, de manière à réduire les processus manuels sur papier.


Gérer les recommandations des collaborateurs – suivez les recommandations des collaborateurs et gérez le versement de bonus.


Créer des sites de carrière – présentez votre culture unique, élevez votre marque employeur et touchez des demandeurs d’emploi plus qualifiés avec un nombre illimité de sites de carrière personnalisables à votre marque.


Suivre les indicateurs de recrutement – obtenez les données dont vous avez besoin pour optimiser votre processus de recrutement en suivant des indicateurs clés et en identifiant les domaines qui nécessitent une amélioration.


Personnaliser et standardiser les flux de travail – définissez le processus de recrutement de votre entreprise et l’expérience des candidats. Des modèles de flux de travail vous permettent de prédéfinir et de standardiser facilement les informations et les préférences utiles à votre processus de recrutement.

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Quels sont les avantages d’un ATS?

Automatiser et rationaliser les processus de recrutement – rationalisez vos processus d’embauche grâce à des outils qui allègent votre charge administrative. Un ATS est conçu pour aider recruteurs et équipes RH à travailler mieux en moins de temps et d’efforts : suivi et gestion faciles de chaque candidat lors de chacune des étapes du processus de recrutement, gestion des entretiens ou des propositions contractuelles.


Offrir aux candidats une expérience simple et attrayante – le pouvoir est passé des employeurs aux candidats, et ces derniers attendent aujourd’hui une expérience optimale. Donnez-leur ce qu’ils veulent et démarquez-vous en offrant des sites de carrière personnalisables qui soulignent la spécificité de votre marque employeur et de votre culture, et en assurant la simplicité du processus de candidature via tous les types d’appareils.


Régler les questions de conformité – limitez les problèmes de conformité en standardisant la publication d’annonces, les questions d’entretien, les auto-évaluations et la sélection des candidats. Des fonctionnalités exhaustives de reporting vous permettent de disposer de toutes les données nécessaires pour effectuer des audits efficaces, en bonne et due forme.


Optimiser votre processus de recrutement – centralisez toutes vos données de recrutement pour pouvoir suivre les indicateurs clés et obtenir des informations exploitables sur l’efficacité de vos processus de recrutement. Grâce à des données en temps réel, vous pouvez identifier les domaines à améliorer, régler les goulets d’étranglement et prendre de meilleures décisions d’embauche. Et, au final, améliorer les résultats de votre entreprise.

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Quelles sont les fonctionnalités du système de suivi des candidats?

Les solutions logicielles ATS peuvent inclure une vaste gamme de fonctionnalités, mais voici les plus communes à prendre en considération:

Suivi des candidats – suivez et gérez tous les candidats sur l’ensemble du processus de recrutement.


Publication d’annonces – créez facilement des offres d’emploi pour les sites de carrière ou d’annonces et les réseaux sociaux.


Gestion des recommandations des collaborateurs – suivez les recommandations des collaborateurs et gérez le versement de bonus.


Sites de carrière – des pages web configurables, aux couleurs de votre marque, permettent de mettre en avant votre culture d’entreprise avec médias, messages et ressources interactifs.


Gestion des entretiens – gérez le processus d’entretien avec des outils qui vous permettent de planifier les entretiens, de demander des références ou encore de collecter les retours d’entretiens.


Gestion des propositions contractuelles – créez, gérez et suivez les propositions contractuelles afin d’assurer une communication fluide, de bout en bout, avec le candidat.


Sélection – configurez des questions de présélection et des évaluations de tiers.


Rapports et tableaux de bord – suivez et visualisez les principaux indicateurs d’acquisition de talents.

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Qu’est-ce que l’intégration des collaborateurs?

L’intégration des collaborateurs est le processus qui permet aux nouvelles recrues de se familiariser avec les compétences, connaissances et comportements nécessaires pour devenir des membres à part entière de leur nouvelle entreprise. L’intégration (onboarding) aide les nouvelles recrues à s’adapter sur les plans social et des performances à leur nouveau poste et les rapproche de l’entreprise et de sa culture.

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Qu’est-ce qu’un logiciel d’intégration?

Un logiciel d’intégration est une technologie qui facilite le passage d’une nouvelle recrue ou d’un collaborateur expérimenté à sa nouvelle fonction. Grâce à des outils qui vous permettent de suivre la progression de chaque recrue dans le processus d’intégration, de recueillir des informations sur les collaborateurs et d’acheminer les formulaires importants, les solutions d’intégration améliorent l’efficacité et standardisent les processus d’intégration. Elles permettent aux entreprises d’offrir une expérience personnalisé et de garantir que les nouveaux collaborateurs ont tout ce qu’il faut pour se préparer à leur nouvelle fonction avant même le premier jour. Cette technologie vous aide à impliquer les collaborateurs plus rapidement, garantir la conformité et accélérer les délais de productivité d’un nouvel élément.

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Que peut-on faire avec un logiciel d’intégration?

Centraliser les processus d’intégration – offrez un emplacement centralisé aux recruteurs, RH, responsables recrutement, nouveaux collaborateurs ainsi qu’à toute autre partie prenante à l’intégration de nouvelles recrues pour coordonner, suivre et accomplir les tâches d’intégration.


Suivre la progression – avec le tableau de bord Onboarding, facilitez la gestion des tâches pour les nouvelles recrues et offrez la visibilité nécessaire à tous les intéressés pour suivre la progression et rester informés.


Personnaliser l’expérience des nouvelles recrues – sur des portails d’intégration, accueillez les nouvelles recrues avec des messages, des vidéos et des ressources importantes correspondant à leur fonction.


Renoncer au papier – éliminez les formalités, l’archivage et la saisie redondante de données. À la place, créez, envoyez, suivez et stockez des formulaires réunissant toutes les informations importantes sur les collaborateurs.

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Quels sont les avantages d’un logiciel d’intégration?

Automatiser et rationaliser les processus d’intégration – rationalisez vos processus d’intégration grâce à des outils qui éliminent le fardeau administratif, les processus papier et la saisie redondante de données. Affectez des tâches d’intégration, configurez des alertes automatisées et suivez aisément la progression de l’intégration de toutes les nouvelles recrues, le tout en un seul et même endroit.


Améliorer les délais de productivité – proposez un portail attrayant et automatisé pour les nouvelles recrues, adapté à leur fonction particulière, qui les aidera à se sentir bienvenues et à se préparer à leur nouveau poste, même avant le premier jour. Un processus d’intégration rationalisé permet aux nouveaux collaborateurs de gérer et d’organiser facilement leurs tâches et de s’assurer qu’ils ont toutes les informations importantes, formulaires et autres ressources pour se mettre au travail rapidement.


Améliorer la fidélité des collaborateurs – ne vous embarrassez plus des formulaires, offrez aux nouvelles recrues
une expérience d’intégration fluide et automatisée, qui permet d’alléger la charge administrative et de privilégier le relationnel, de définir les attentes et de montrer aux nouveaux arrivants comment être efficace dans l’entreprise.

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Quelles sont les fonctionnalités d’un système d’intégration?

Les solutions logicielles d’intégration peuvent inclure une vaste gamme de fonctionnalités, mais voici les plus communes à prendre en considération:


Flux de travail configurables – mettez en place des processus d’intégration et adaptez l’expérience aux besoins de votre entreprise.


Formulaires électroniques – créez des champs, élaborez et envoyez des formulaires aux nouveaux collaborateurs de manière dynamique pour collecter les informations nécessaires.


Stockage de documents – stockez de manière simple et sécurisée les documents et données importants de vos employés dans un emplacement centralisé.


Gestion des tâches – l’assignation de tâches, les notifications automatiques et le suivi de la progression aident à garder les parties concernées au courant.

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Intégration des collaborateurs ou orientation?

L’intégration, ou onboarding, est une série d’événements, dont fait partie l’orientation, qui constituent un processus destiné à aider les nouvelles recrues à comprendre comment réussir dans leur nouvelle fonction. L’intégration fournit des informations et des ressources personnalisées au nouvel arrivant d’après sa fonction au sein de l’entreprise. Une stratégie d’intégration vise avant tout à aider les nouveaux collaborateurs à se sentir bienvenus, à créer des liens et à comprendre comment leurs tâches quotidiennes participent aux objectifs de l’entreprise.

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Est-ce que Cornerstone Recruiting s’intègre à d’autres applications?

Nous savons qu’il existe une grande variété de solutions d’acquisition de talents qui pourraient répondre aux besoins divers d’une équipe de recrutement, et d’autant plus d’options pour chaque domaine spécifique. Avec les partenaires de Cornerstone et Edge Marketplace, vous pouvez vous délester de la gestion de plusieurs solutions disparates et profiter d’un écosystème de solutions de pointe. Nos intégrations prédéfinies vous permettent d’étendre aisément votre plateforme Cornerstone et d’intégrer en toute transparence toutes vos solutions d’acquisition de talents, pour bénéficier d’une vue complète au sein de votre entreprise.

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Quel est le cycle de vie d’un recrutement?

Le cycle de vie d’un recrutement représente le processus complet, de bout en bout, du recrutement. Le cycle de vie complet d’un recrutement englobe cinq grandes étapes:

Gestion des appels à candidature – pour trouver le bon candidat, vous devez définir votre profil idéal et rédiger une description de poste qui attire les bonnes personnes.


Sourcing – pour attirer les meilleurs talents, vous devez publier les postes à pourvoir sur des sites d’annonces, créer des sites de carrière aux couleurs de votre marque employeur, diffuser les offres d’emploi sur les réseaux sociaux, recueillir les recommandations de collaborateurs et tenir compte des collaborateurs internes.


Sélection et évaluation – l’objectif de cette étape est de réduire l’éventail de candidats au talent le plus adapté.


Offre et vérification – une fois que vous avez trouvé le candidat parfait, il est temps de faire une offre et de procéder aux vérifications d’antécédents nécessaires.


Intégration – l’intégration est le processus consistant à donner aux nouveaux collaborateurs le sentiment d’être les bienvenus et de les préparer à leur nouvelle fonction, de manière à ce qu’ils veuillent rester fidèles à votre entreprise.

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Onboarding : les enjeux du parcours d’intégration

Un onboarding de qualité est la condition d’un recrutement réussi. Des solutions dématérialisées existent pour optimiser la phase décisive du parcours d’intégration.

Onboarding : la recette d'un recrutement réussi

L’intégration des nouveaux salariés est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent non seulement recruter de nouveaux talents, mais surtout les retenir. Si les premières semaines et premiers mois sont ponctués de temps forts qui participent à motiver et à engager les nouveaux embauchés, le premier donne déjà le ton de ce que sera leur parcours dans l’entreprise. Pour faciliter l’onboarding et créer un processus à l’image de la société, il existe sur le marché des solutions digitales adaptées, souvent dans la continuité du logiciel de recrutement. De quoi s’agit-il ? Peut-on digitaliser le processus d’intégration ? Qui dans l’entreprise est amené à utiliser cet outil ? Comment le mettre en place ?

L’onboarding : de quoi s’agit-il ?

Dans un contexte de guerre mondiale des talents, il est devenu urgent pour les entreprises de modifier leurs approches tant sur le plan des méthodes de travail, du management que de l’intégration de nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. Sur ce dernier point, l’onboarding se révèle chez les RH comme une tendance forte qui s’inscrit dans une prise de conscience de la nécessité d’améliorer l’expérience collaborateur dans sa globalité, dans toutes ses dimensions. Et pour cause, 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une journée désastreuse. 22 % du turnover a lieu pendant les 45 premiers jours suivant la prise de poste (Recrutement sourcing 2017 Apec). Le onboarding doit donc impérativement se concevoir, plus que jamais, comme un élément à part entière du processus de recrutement.

Il est essentiel de s’intéresser à l’expérience collaborateur, dès l’accueil du nouveau salarié. L’onboarding s’étend sur une période pouvant aller de la conclusion du recrutement (avec la signature du contrat de travail) jusqu’à la fin de la période d’essai, voire à la fin de la première année passée dans l’entreprise. Durant ce temps plus ou moins long que couvre la procédure d’intégration du nouveau salarié, l’entreprise ne peut se limiter à la remise d’un livret d’accueil. Il s’agit d’offrir aux nouvelles recrues un accompagnement dans l’acquisition des compétences et des comportements en adéquation avec le poste, bien entendu, mais aussi avec la culture de l’entreprise.

Onboarding : digitalisez-vous !

Les entreprises recourent volontiers à un logiciel de recrutement, ou à un service dématérialisé, pour suivre tout le processus d’embauche depuis le sourcing jusqu’à la décision. L’onboarding s’inscrit dans la continuité naturelle de ce processus, tant du point de vue RH que du point de vue « gestion des données ». Il n’est donc pas rare que les deux solutions « recrutement » et « onboarding » s’emboîtent.

La digitalisation du processus RH d’onboarding convainc les entreprises pour plusieurs raisons :

• l’automatisation permet de formaliser l’approche en capitalisant sur les bonnes pratiques identifiées par la société.

• Elle permet aussi aux professionnels RH de gagner du temps et de se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.

• Elle améliore également la communication entre les différents acteurs liés au processus d’intégration, que ce soit le top management, le service IT ou la fonction RH elle-même.

Avec la digitalisation, l’onboarding s’ouvre le champ des possibles. Diverses fonctionnalités peuvent se combiner pour agir comme levier de l’engagement et de la motivation :

• Grâce à un portail unique, le nouveau collaborateur dispose dès son recrutement de son dossier personnel comprenant son contrat de travail, le livret d’accueil de l’entreprise, les différents formulaires à remplir ainsi que divers contenus comme des vidéos présentant l’entreprise : son activité, ses valeurs et ses ambitions.

• Il peut aussi interagir avec ses collègues avant même d’avoir mis un pied dans l’entreprise grâce à un réseau social interne et des forums de discussion.

• Il peut suivre des formations qui faciliteront sa prise de poste : vidéos, quizz, cours en ligne…

Un outil RH complet pour piloter l’intégration du salarié

La fonction RH a ainsi toutes les cartes en main pour piloter les parcours d’intégration du nouveau collaborateur en se créant des alertes et des notifications afin de s’assurer du bon déroulement du processus à chaque étape. Et ce, où qu’elle soit. Et pour cause, la digitalisation permet désormais de consulter son tableau de bord sur différents périphériques : ordinateur de bureau, mais aussi mobile et tablette.

En bref, un logiciel d’onboarding suscite l’intérêt des employeurs parce qu’il permet de :

• piloter l’arrivée des nouveaux collaborateurs sur plusieurs mois

• n’oublier aucune étape de l’intégration ;

• rythmer le parcours des nouveaux embauchés ;

• développer leur sentiment d’appartenance et leur adhésion à la culture de l’entreprise ;

• booster leur motivation et leur engagement ;

• faire gagner du temps à la fonction RH.

Outil d’onboarding, qui l’utilise ?

Nous l’avons dit, un processus d’onboarding digital implique plusieurs acteurs de l’entreprise :

• le collaborateur nouvellement recruté qui doit prendre ses marques ;

• son ou ses managers directs ;

• son Welcomer ou Buddy, à savoir le collaborateur chargé de son intégration dans l’entreprise ou dans l’équipe;

• ses collègues ;

• le responsable informatique chargé de créer ses accès et de préparer/ commander le matériel dont il aura besoin ;

• le top management qui garde un œil sur l’ensemble des équipes ;

• les professionnels RH à qui reviennent l’élaboration, la mise en place et le suivi de la stratégie d’intégration du salarié ainsi qu’un nombre de démarches administratives impliquant la collecte de nombreuses données.

Le nouveau collaborateur

En toute logique, le premier bénéficiaire de l’outil digital d’onboarding n’est autre que le nouveau collaborateur qui intègre l’entreprise à l’issue de son recrutement. Connecté au plus tôt à l’employeur, aux valeurs de l’entreprise et aux objectifs à atteindre, il découvre pas à pas son environnement de travail, ses interlocuteurs et comment vont ou doivent se dérouler ses premières semaines et premiers mois au travail.

Le manager direct

Le manager direct se repère dans le temps grâce au planning prévisionnel qu’il a concocté pour le nouveau collaborateur. Un module spécifique pour l’onboarding lui offre la possibilité d’anticiper les rendez-vous à venir en fonction de la culture de l’entreprise : l’arrivée dans les locaux, le déjeuner d’accueil, le rapport d’étonnement, l’entretien à la fin de la période d’essai, la première rencontre avec les clients, etc. L’outil ne lui enlève pas son rôle avant tout humain : recueillir les feedbacks, encadrer, donner une vision et ouvrir la voie pour la réalisation des objectifs.

Le Welcomer ou buddy

Le collaborateur désigné pour accompagner la nouvelle recrue a l’opportunité d’échanger avec ce dernier dès la phase de pré-intégration. Il peut se présenter et expliquer la démarche de sa mission via une solution d’onboarding digital. Celle-ci lui permet de suivre et d’organiser ses actions selon son périmètre d’intervention.

L’ensemble des collaborateurs

Il est possible de personnaliser un outil d’onboarding en ajoutant diverses fonctionnalités comme un réseau social. Les collaborateurs peuvent ainsi apprendre à se connaître, échanger sur des problématiques professionnelles, réaliser des brainstormings…

Le responsable informatique

Avec un logiciel d’onboarding, le service IT garde un œil sur les entrées de nouveaux collaborateurs et peut s’organiser pour s’assurer de l’accueil des nouveaux arrivants dans l’entreprise : attribution d’un poste de travail, intégration des logiciels adéquats, création des accès autorisés. Il peut interagir rapidement avec eux, prendre connaissance rapidement d’un éventuel problème et apporter les solutions adaptées. Un vrai plus, notamment dans les grandes organisations qui recrutent plusieurs milliers de nouveaux salariés tous les ans !

Le top management

Dans le cadre du processus d’intégration, le top management est susceptible de rencontrer les nouvelles recrues lors de rendez-vous officiels. Mais au-delà de ne pas oublier d’inscrire ce fait dans son agenda, l’onboarding digital a l’avantage de le maintenir à jour sur les nouvelles embauches et de lui permettre de rester connecté avec le terrain. Il peut aussi suivre le bon déroulement des opérations et anticiper les évolutions de la stratégie d’intégration des salariés.

La fonction RH

Enfin, c’est la fonction RH qui pilote le processus d’onboarding et qui a inévitablement besoin d’un outil pour optimiser ses actions et gagner du temps : édition du contrat de travail, adhésion à la mutuelle, informations concernant les représentants du personnel, mais aussi des éléments pratiques comme les tickets restaurant, la cantine ou toute autre information utile. La fonction RH est également amenée à recueillir les données personnelles du salarié et à les traiter. Elle a une vue d’ensemble sur les opérations, du recrutement jusqu’à l’intégation, et est la mieux placée pour identifier les axes d’amélioration.

Comment réussir l’implantation d’un outil d’onboarding ?

Une première condition : penser le onboarding dans la continuité du recrutement

Plusieurs éléments entrent en ligne de compte pour réussir un recrutement :

• une bonne stratégie de marque employeur pour attirer les bons profils ;

• une pré-sélection de qualité des candidats ;

• des entretiens menés avec pertinence.

Ces efforts, qui n’ont d’autre but que de permettre à l’entreprise de mettre la main sur la perle rare, peuvent être réduits à néant en l’absence d’une vraie politique d’intégration des nouveaux collaborateurs. A l’inverse, un recrutement malheureux compromet la qualité du processus d’intégration : celui-ci ne « rattrapera » jamais une erreur de casting !

Définir les ambitions et le scénario de son processus d’intégration

Rappelons qu’une entreprise recrute parce qu’il lui manque une compétence ou une ressource pour développer ou accroître son activité. La nouvelle recrue, tant désirée, est attendue. Dès son premier jour dans l’entreprise, cette attente doit se matérialiser par un accueil pensé en fonction de la culture de la société. Ce peut être par exemple :

• l’envoi d’un mail de bienvenue au nouveau collaborateur;

• un petit déjeuner ou déjeuner d’équipe ;

• s’assurer de la présence de son manager lors de son arrivée ;

• la visite des locaux ;

• la remise d’un kit de bienvenue avec le livret d’accueil de l’entreprise, etc.

Faire un audit des pratiques d’intégration en cours

Pour les entreprises qui souhaitent sauter le pas, il convient avant tout de faire le point sur l’existant.

• Quelles sont les pratiques actuellement en place au sein de l’entreprise ?

• Selon les procédures d’ores et déjà adoptées, quelles sont celles qui méritent d’être maintenues ?

• Enfin, quelles sont celles qui nécessitent d’être améliorées ?

Préciser les outils d’intégration recherchés

Une fois cet audit effectué, il est primordial de définir :

• un processus d’intégration clair, propre à son organisation. En effet, quels sont les besoins de votre entreprise : un module de e-learning ? Un réseau social d’entreprise ? Les deux ? Quelle est la préparation à prévoir en amont ? Quel accueil mettre en place en accord avec la culture de l’organisation ? Quel est le suivi à réaliser ? ;

• les rôles et les responsabilités de chaque intervenant. Du dirigeant aux managers, en passant par les collaborateurs, welcomers, responsables DSI et le nouveau salarié lui-même, tous s’impliquent à des degrés divers.

• Un type de logiciel (licence ou Saas). Le mode Saas permet de faire évoluer plus facilement la solution au gré des feedbacks et du développement de l’entreprise.

• Il convient aussi d’identifier les KPI’s, à savoir les objectifs mesurables, pour réaliser un bilan de l’opération et effectuer les éventuels ajustements.

Piloter le changement

Le processus personnalisé doit être mis sur pied par la fonction RH et validé par la direction. En accord avec la culture de l’entreprise, il doit permettre aux nouveaux venus de trouver leur place et d’être opérationnels rapidement. Grâce à un processus d’onboarding digital, l’entreprise peut ainsi harmoniser ses pratiques et permettre à tous les collaborateurs de vivre une expérience d’intégration de la même qualité. L’objectif de l’onboarding sera ainsi atteint : réussir le dernier acte du processus de recrutement !

Onboarding : la recette d’un recrutement réussi

L’intégration des nouveaux salariés est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent non seulement recruter de nouveaux talents, mais surtout les retenir. Si les premières semaines et premiers mois sont ponctués de temps forts qui participent à motiver et à engager les nouveaux embauchés, le premier donne déjà le ton de ce que sera leur parcours dans l’entreprise. Pour faciliter l’onboarding et créer un processus à l’image de la société, il existe sur le marché des solutions digitales adaptées, souvent dans la continuité du logiciel de recrutement. De quoi s’agit-il ? Peut-on digitaliser le processus d’intégration ? Qui dans l’entreprise est amené à utiliser cet outil ? Comment le mettre en place ?

L’onboarding : de quoi s’agit-il ?

Dans un contexte de guerre mondiale des talents, il est devenu urgent pour les entreprises de modifier leurs approches tant sur le plan des méthodes de travail, du management que de l’intégration de nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. Sur ce dernier point, l’onboarding se révèle chez les RH comme une tendance forte qui s’inscrit dans une prise de conscience de la nécessité d’améliorer l’expérience collaborateur dans sa globalité, dans toutes ses dimensions. Et pour cause, 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une journée désastreuse. 22 % du turnover a lieu pendant les 45 premiers jours suivant la prise de poste (Recrutement sourcing 2017 Apec). Le onboarding doit donc impérativement se concevoir, plus que jamais, comme un élément à part entière du processus de recrutement.

Il est essentiel de s’intéresser à l’expérience collaborateur, dès l’accueil du nouveau salarié. L’onboarding s’étend sur une période pouvant aller de la conclusion du recrutement (avec la signature du contrat de travail) jusqu’à la fin de la période d’essai, voire à la fin de la première année passée dans l’entreprise. Durant ce temps plus ou moins long que couvre la procédure d’intégration du nouveau salarié, l’entreprise ne peut se limiter à la remise d’un livret d’accueil. Il s’agit d’offrir aux nouvelles recrues un accompagnement dans l’acquisition des compétences et des comportements en adéquation avec le poste, bien entendu, mais aussi avec la culture de l’entreprise.

Onboarding : digitalisez-vous !

Les entreprises recourent volontiers à un logiciel de recrutement, ou à un service dématérialisé, pour suivre tout le processus d’embauche depuis le sourcing jusqu’à la décision. L’onboarding s’inscrit dans la continuité naturelle de ce processus, tant du point de vue RH que du point de vue « gestion des données ». Il n’est donc pas rare que les deux solutions « recrutement » et « onboarding » s’emboîtent.

La digitalisation du processus RH d’onboarding convainc les entreprises pour plusieurs raisons :

l’automatisation permet de formaliser l’approche en capitalisant sur les bonnes pratiques identifiées par la société.

Elle permet aussi aux professionnels RH de gagner du temps et de se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.

Elle améliore également la communication entre les différents acteurs liés au processus d’intégration, que ce soit le top management, le service IT ou la fonction RH elle-même.

Avec la digitalisation, l’onboarding s’ouvre le champ des possibles. Diverses fonctionnalités peuvent se combiner pour agir comme levier de l’engagement et de la motivation :

Grâce à un portail unique, le nouveau collaborateur dispose dès son recrutement de son dossier personnel comprenant son contrat de travail, le livret d’accueil de l’entreprise, les différents formulaires à remplir ainsi que divers contenus comme des vidéos présentant l’entreprise : son activité, ses valeurs et ses ambitions.

Il peut aussi interagir avec ses collègues avant même d’avoir mis un pied dans l’entreprise grâce à un réseau social interne et des forums de discussion.

Il peut suivre des formations qui faciliteront sa prise de poste : vidéos, quizz, cours en ligne…

Un outil RH complet pour piloter l’intégration du salarié

La fonction RH a ainsi toutes les cartes en main pour piloter les parcours d’intégration du nouveau collaborateur en se créant des alertes et des notifications afin de s’assurer du bon déroulement du processus à chaque étape. Et ce, où qu’elle soit. Et pour cause, la digitalisation permet désormais de consulter son tableau de bord sur différents périphériques : ordinateur de bureau, mais aussi mobile et tablette.

En bref, un logiciel d’onboarding suscite l’intérêt des employeurs parce qu’il permet de :

piloter l’arrivée des nouveaux collaborateurs sur plusieurs mois ;

n’oublier aucune étape de l’intégration ;

rythmer le parcours des nouveaux embauchés ;

développer leur sentiment d’appartenance et leur adhésion à la culture de l’entreprise ;

booster leur motivation et leur engagement ;

faire gagner du temps à la fonction RH.

Outil d’onboarding, qui l’utilise ?

Nous l’avons dit, un processus d’onboarding digital implique plusieurs acteurs de l’entreprise :

  • le collaborateur nouvellement recruté qui doit prendre ses marques ;
  • son ou ses managers directs ;
  • son Welcomer ou Buddy, à savoir le collaborateur chargé de son intégration dans l’entreprise ou dans l’équipe;
  • ses collègues ;
  • le responsable informatique chargé de créer ses accès et de préparer/ commander le matériel dont il aura besoin ;
  • le top management qui garde un œil sur l’ensemble des équipes ;
  • les professionnels RH à qui reviennent l’élaboration, la mise en place et le suivi de la stratégie d’intégration du salarié ainsi qu’un nombre de démarches administratives impliquant la collecte de nombreuses données.

Le nouveau collaborateur

En toute logique, le premier bénéficiaire de l’outil digital d’onboarding n’est autre que le nouveau collaborateur qui intègre l’entreprise à l’issue de son recrutement. Connecté au plus tôt à l’employeur, aux valeurs de l’entreprise et aux objectifs à atteindre, il découvre pas à pas son environnement de travail, ses interlocuteurs et comment vont ou doivent se dérouler ses premières semaines et premiers mois au travail.

Le manager direct

Le manager direct se repère dans le temps grâce au planning prévisionnel qu’il a concocté pour le nouveau collaborateur. Un module spécifique pour l’onboarding lui offre la possibilité d’anticiper les rendez-vous à venir en fonction de la culture de l’entreprise : l’arrivée dans les locaux, le déjeuner d’accueil, le rapport d’étonnement, l’entretien à la fin de la période d’essai, la première rencontre avec les clients, etc. L’outil ne lui enlève pas son rôle avant tout humain : recueillir les feedbacks, encadrer, donner une vision et ouvrir la voie pour la réalisation des objectifs.

Le Welcomer ou buddy

Le collaborateur désigné pour accompagner la nouvelle recrue a l’opportunité d’échanger avec ce dernier dès la phase de pré-intégration. Il peut se présenter et expliquer la démarche de sa mission via une solution d’onboarding digital. Celle-ci lui permet de suivre et d’organiser ses actions selon son périmètre d’intervention.

L’ensemble des collaborateurs

Il est possible de personnaliser un outil d’onboarding en ajoutant diverses fonctionnalités comme un réseau social. Les collaborateurs peuvent ainsi apprendre à se connaître, échanger sur des problématiques professionnelles, réaliser des brainstormings…

Le responsable informatique

Avec un logiciel d’onboarding, le service IT garde un œil sur les entrées de nouveaux collaborateurs et peut s’organiser pour s’assurer de l’accueil des nouveaux arrivants dans l’entreprise : attribution d’un poste de travail, intégration des logiciels adéquats, création des accès autorisés. Il peut interagir rapidement avec eux, prendre connaissance rapidement d’un éventuel problème et apporter les solutions adaptées. Un vrai plus, notamment dans les grandes organisations qui recrutent plusieurs milliers de nouveaux salariés tous les ans !

Le top management

Dans le cadre du processus d’intégration, le top management est susceptible de rencontrer les nouvelles recrues lors de rendez-vous officiels. Mais au-delà de ne pas oublier d’inscrire ce fait dans son agenda, l’onboarding digital a l’avantage de le maintenir à jour sur les nouvelles embauches et de lui permettre de rester connecté avec le terrain. Il peut aussi suivre le bon déroulement des opérations et anticiper les évolutions de la stratégie d’intégration des salariés.

La fonction RH

Enfin, c’est la fonction RH qui pilote le processus d’onboarding et qui a inévitablement besoin d’un outil pour optimiser ses actions et gagner du temps : édition du contrat de travail, adhésion à la mutuelle, informations concernant les représentants du personnel, mais aussi des éléments pratiques comme les tickets restaurant, la cantine ou toute autre information utile. La fonction RH est également amenée à recueillir les données personnelles du salarié et à les traiter. Elle a une vue d’ensemble sur les opérations, du recrutement jusqu’à l’intégation, et est la mieux placée pour identifier les axes d’amélioration.

Comment réussir l’implantation d’un outil d’onboarding ?

Une première condition : penser le onboarding dans la continuité du recrutement

Plusieurs éléments entrent en ligne de compte pour réussir un recrutement :

une bonne stratégie de marque employeur pour attirer les bons profils ;

une pré-sélection de qualité des candidats ;

des entretiens menés avec pertinence.

Ces efforts, qui n’ont d’autre but que de permettre à l’entreprise de mettre la main sur la perle rare, peuvent être réduits à néant en l’absence d’une vraie politique d’intégration des nouveaux collaborateurs. A l’inverse, un recrutement malheureux compromet la qualité du processus d’intégration : celui-ci ne « rattrapera » jamais une erreur de casting !

Définir les ambitions et le scénario de son processus d’intégration

Rappelons qu’une entreprise recrute parce qu’il lui manque une compétence ou une ressource pour développer ou accroître son activité. La nouvelle recrue, tant désirée, est attendue. Dès son premier jour dans l’entreprise, cette attente doit se matérialiser par un accueil pensé en fonction de la culture de la société. Ce peut être par exemple :

l’envoi d’un mail de bienvenue au nouveau collaborateur;

un petit déjeuner ou déjeuner d’équipe ;

s’assurer de la présence de son manager lors de son arrivée ;

la visite des locaux ;

la remise d’un kit de bienvenue avec le livret d’accueil de l’entreprise, etc.

Faire un audit des pratiques d’intégration en cours

Pour les entreprises qui souhaitent sauter le pas, il convient avant tout de faire le point sur l’existant.

Quelles sont les pratiques actuellement en place au sein de l’entreprise ?

Selon les procédures d’ores et déjà adoptées, quelles sont celles qui méritent d’être maintenues ?

Enfin, quelles sont celles qui nécessitent d’être améliorées ?

Préciser les outils d’intégration recherchés

Une fois cet audit effectué, il est primordial de définir :

  • un processus d’intégration clair, propre à son organisation. En effet, quels sont les besoins de votre entreprise : un module de e-learning ? Un réseau social d’entreprise ? Les deux ? Quelle est la préparation à prévoir en amont ? Quel accueil mettre en place en accord avec la culture de l’organisation ? Quel est le suivi à réaliser ? ;
  • les rôles et les responsabilités de chaque intervenant. Du dirigeant aux managers, en passant par les collaborateurs, welcomers, responsables DSI et le nouveau salarié lui-même, tous s’impliquent à des degrés divers.
  • Un type de logiciel (licence ou Saas). Le mode Saas permet de faire évoluer plus facilement la solution au gré des feedbacks et du développement de l’entreprise.
  • Il convient aussi d’identifier les KPI’s, à savoir les objectifs mesurables, pour réaliser un bilan de l’opération et effectuer les éventuels ajustements.

Piloter le changement

Le processus personnalisé doit être mis sur pied par la fonction RH et validé par la direction. En accord avec la culture de l’entreprise, il doit permettre aux nouveaux venus de trouver leur place et d’être opérationnels rapidement. Grâce à un processus d’onboarding digital, l’entreprise peut ainsi harmoniser ses pratiques et permettre à tous les collaborateurs de vivre une expérience d’intégration de la même qualité. L’objectif de l’onboarding sera ainsi atteint : réussir le dernier acte du processus de recrutement !

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