Les RH : moteur et garant de la conformité auprès des collaborateurs
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Les RH : moteur et garant de la conformité auprès des collaborateurs

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Les RH : moteur et garant de la conformité auprès des collaborateurs

April 02, 2019 Charles Coy

Près d’un an après l’entrée en vigueur du RGPD, les entreprises déploient toutes les ressources nécessaires pour être conformes à ce nouveau règlement. Qu’il s’agisse des données des collaborateurs, prestataires ou clients, elles doivent tout mettre en œuvre pour mieux les protéger.

Au-delà, des aspects légaux et techniques liés à la conformité de la collecte et la prise en charge des données, il est recommandé de mettre en place une stratégie globale au sein des entreprises. Pour y parvenir, les organisations se sont renforcées, tant au niveau technologique, qu’humain. Pour preuve, la CNIL révélait que près de 6 mois après l’implémentation du RGPD, 32 000 organismes avaient désigné un DPO (délégué à la protection des données) pour les accompagner dans cette transition.

Les départements RH ne sont pas en reste. En effet, ils ont une place stratégique au sein des organisations, notamment à cause de leur rôle de liaison avec les collaborateurs. De plus, ces services détiennent et stockent un grand nombre d’informations (CV, documents médicaux, fiches de paie ou encore notes de frais). Ils sont donc des interlocuteurs privilégiés pour définir et déployer une stratégie répondant aux problématiques de conformité liées au RGPD, obligeant la fonction RH à sortir de son rôle traditionnel. 

Mieux informer pour mieux collecter

Adopter une stratégie globale autour de la protection des données personnelles dépasse la simple modification du règlement de l’entreprise. Il est important de bien connaître l’environnement de travail dans lequel les collaborateurs évoluent afin d’identifier les axes de travail ou d’amélioration. Avec l’appui d’un DPO, il s’agit de sensibiliser et de mettre en place les bons réflexes à adopter pour garantir la protection des données personnelles au sein de l’entreprise. Du point de vue des RH, le pilotage d’une telle stratégie est nécessaire pour plusieurs raisons.

  • Des informations complètes et sécurisées

La conformité au RGPD permet d’actualiser et de collecter régulièrement des informations pertinentes pour les services RH. Désormais, elle oblige les responsables de ce département à demander le consentement des collaborateurs suite à une actualisation de leurs données. Par exemple, un collaborateur quittant l’entreprise devra attendre une certaine période avant que ses données personnelles soient définitivement supprimées. Au contraire, un candidat n’ayant pas été retenu, peut demander, quand il le souhaite, que l’ensemble de ses informations personnelles soient supprimées. Tous ces nouveaux aspects à prendre en compte compliquent encore plus la tâche des départements RH.

  • La transparence

Réglementer la collecte et le traitement des données dans l’entreprise envoie un signal fort aux collaborateurs, aux prestataires ainsi qu’aux clients. Implicitement, cela offre un gage de transparence et permet aux organisations de disposer d’informations plus qualifiées.

Préserver et renforcer sa marque employeur

Une organisation qui choisit de revoir ses normes légales et techniques s’expose à une possible transformation de sa culture d’entreprise. En effet, la conformité des entreprises vis-à-vis de la nouvelle réglementation touche toutes les activités des collaborateurs. La modification de ces normes impactera la manière dont les collaborateurs adhèrent aux politiques de l'organisation mais aussi la façon dont ils interagissent avec leurs collègues, leurs managers....

Pour ces raisons, il est essentiel de communiquer sur les changements liés au renforcement de la protection des données et consolider positivement les aspects de la vie du collaborateur pour in fine renforcer la culture d’entreprise. Autre aspect important, éduquer et former ses collaborateurs sur le sujet permet une adhésion plus forte et une intégration plus rapide des nouvelles procédures à appliquer.

About Charles Coy

Charles Coy is to the Cornerstone Blog what air is to fire.

Charles is interested in the ways that technology can impact how organizations evaluate, motivate and value their employees.

Charles brings a background in public policy analysis and... lire la suite

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